De 4 días a 45 segundos: cómo una empresa eliminó el papeleo en comercio exterior

Publicado el 3 de febrero, 2026 | Caso de Éxito

Una empresa de importación en Mar del Plata enfrentaba un problema que muchos conocen: generar proformas era un infierno administrativo.

El problema

Cada vez que un cliente pedía una cotización, el proceso era:

1. Buscar productos en 3 archivos Excel diferentes
2. Verificar stock manualmente
3. Calcular precios con tipo de cambio actualizado
4. Copiar y pegar datos en una plantilla de Word
5. Convertir a PDF
6. Redactar email personalizado
7. Adjuntar y enviar

Tiempo promedio: 4 horas por proforma. Con 20 cotizaciones semanales, eran 80 horas mensuales de trabajo manual.

La solución: Tess, el asistente de IA

Implementamos un agente de IA especializado en comercio exterior. El nuevo proceso:

1. El vendedor completa un formulario simple: cliente, productos, cantidad
2. Tess busca automáticamente en la base de datos unificada
3. Genera el PDF con precios actualizados
4. Redacta un email personalizado según el perfil del cliente
5. Envía y agenda seguimiento automático

Tiempo actual: 45 segundos. El vendedor solo completa el formulario.

Resultados medibles

• Tiempo ahorrado: 79 horas mensuales
• Errores de tipeo: Reducidos de 15% a 0%
• Tiempo de respuesta: De 24 horas a 5 minutos promedio
• Satisfacción del cliente: Aumentó 40% (medido por NPS)

Pero no fue solo tecnología

Antes de automatizar, hicimos:

• Unificación de datos: Los 3 Excels se convirtieron en una base de datos única
• Estandarización: Definimos 5 plantillas de email según tipo de cliente
• Capacitación: El equipo aprendió a usar el sistema en 1 hora

Expansión del sistema

Una vez que Tess demostró su valor, agregamos funcionalidades que transformaron la operación completa:

• Órdenes de compra automatizadas: Genera y envía OCs a proveedores con validación automática de términos
• Reportes semanales inteligentes: Estado de todas las operaciones, cotizaciones pendientes y métricas de conversión
• Predicciones de consumo: Procesa automáticamente base de datos externa de importaciones de clientes para proyectar demanda mensual
• Emails personalizados: Redacción contextual según perfil del cliente, historial de compras y preferencias
• Seguimiento proactivo: Alertas automáticas para cotizaciones sin respuesta en 48 horas
• Alertas de documentación aduanera: Notificaciones sobre vencimientos, requisitos faltantes y actualizaciones regulatorias
• Coordinación logística: Comunicación automática con proveedores de transporte y freight forwarders
• Integración multicanal: Responde consultas por email, WhatsApp y formularios web

Y varias funcionalidades adicionales están actualmente en producción...

Lección clave: La automatización no reemplaza a las personas, las libera para hacer trabajo estratégico. Los vendedores ahora pasan más tiempo cerrando ventas y menos tiempo copiando y pegando.